Slik unngår du at video blir en tidstyv
Norske fastleger forteller hvordan de organiserer videokonsultasjoner slik at det fungerer i en travel arbeidshverdag.
Videokonsultasjoner er ofte kortere
Vanlige konsultasjoner er som regel satt opp til å vare i 20 eller 15 minutter. Videokonsultasjoner blir ofte kortere og mer konsise, forteller fastlegene.
Jeg satte av en halvtime daglig og hadde 2-7 konsultasjoner i dette tidsrommet. Jeg oppmuntret pasienter som var komfortable med video å bruke denne muligheten for eksempel når de hadde vært til røntgenundersøkelser og trengte å diskutere svar på undersøkelsen.
Jeg bruker vanligvis ikke mye mer enn 5-10 minutter på en konsultasjon - det er som oftest helt konkrete problemstillinger som blir tatt opp.
For en effektiv organisering av videokonsultasjoner, er det greit å vite at disse konsultasjonene ofte blir kortere.
Gjør det kjent - og ikke glem helsesekretæren!
De fleste pasienter forbinder ikke videokonsultasjoner med fastlegen, men tenker heller på private aktører. Derfor må man gjøre det kjent for pasienten at video er et alternativ.
Fastleger som har tett dialog med helsesekretærene sine om hvilke problemstillinger som kan egne seg til videokonsultasjoner er svært fornøyde med denne måten å organisere det på.
Vanligvis ringer pasienten til helsesekretæren for å avtale time. Da kan sekretæren tilby videokonsultasjon, gjerne på slutten av dagen, hvis de vurderer at saken er egnet for video.
Jeg har fra i høst organisert timeboken slik at jeg har fast oppsatt videotid alle dager kl. 11.15, 11.20 og 11.25. Så er det opp til hva sekretærene får inn av henvendelser samme dag, eller dagene før, om timene blir booket.
I tillegg er det mange fastleger som foreslår til egnede pasienter at man kan ta eventuelle oppfølgingstimer over video.
Jeg informerer i timen når det er aktuelt for egnede pasienter (altså ikke de eldste på listen).
Jeg informerer stort sett når de er på time, og at de kan benytte video som rekontakt.
I tillegg henger de opp plakat i venterommet og opplyser om tilbudet på nettside og i sosiale medier.
Spar tid med videotid
Fordi videokonsultasjonene ofte er kortere enn vanlige konsultasjoner, velger mange fastleger å sette av deler av dagen til såkalt videotid. Da kan man ta videokonsultasjonene fortløpende.
Vi har foreløpig satt av 20 minutter hver dag til drop-in videotimer. Dette gjøres rett etter lunsj, så hvis det ikke er noen drop-in så er det en fin anledning til å få gjort til papirarbeid. Ellers så avtaler jeg gjerne med enkelte pasienter at de tar kontakt på video for videre oppfølging - anbefaler da at de tar kontakt direkte på drop-in.
Vi har videokonsultasjoner som tilbud med avtalt tid satt av i timebok. I tillegg har vi drop-in-tid hver torsdag fra kl 13.00-13.40.
Jeg hadde et fast tidsrom der personer kunne logge inn uten forhåndsavtale og vente til jeg tok dem inn, på drop-in-basis. Jeg satte av en halvtime daglig og hadde 2-7 konsultasjoner i dette tidsrommet.
Her kan du lese mer om videotid og organisering av dette.
Noen fastleger gjør også videokonsultasjoner mer spontant, typisk i tid der de ellers får unna administrativt arbeid og telefoner.
Vi sender SMS-invitasjon fra sentralbordet (helsesekretærer) og jeg bruker dette selv iblant når pasienter skal koble seg opp. Jeg tilpasser noen ganger beskjeder med å minne om tidspunkt eler lignende.
Jeg bruker WebMeds SMS-funksjon, og har laget et eget fast alternativ med Confreres link til å koble seg på. Det fungerer utmerket. Jeg tror det vil være effektivt for fastleger å gjøre det samme.
Hvordan ønsker du å bruke videokonsultasjoner?
Den vanligste måten å begynne med videokonsultasjoner, er å benytte dem med kjente pasienter og kjente problemstillinger, typisk til ulike former for oppfølgingssamtaler.
Når både pasient og problemstilling er kjent, og man vet at det ikke kreves fysisk undersøkelse, er det enklere å gjøre seg kjent med videokonsultasjoner som verktøy. Tidligere har også 100 norske fastleger svart på en spørreundersøkelse om videokonsultasjoner, som også kan gi innblikk i hvordan videokonsultasjoner kan tas i bruk/.
Etterhvert som man har hatt noen videokonsultasjoner, er det lettere å også bruke det til andre type situasjoner. Fastleger som kommer godt i gang opplever at drop-in videotid er en måte hvor dagen kan bli mer effektiv.
Jeg opplever ikke videokonsultasjoner som tidstyv – snarere synes jeg de hjelper meg i å holde bedre timebokkontroll. Tidligere har jeg hatt mye telefonkonsultasjoner, hvor det ble ringing utover ettermiddagen og til pasienter som egentlig burde ha vært på konsultasjon. Nå må pasienten møte opp til en definert tid, terskelen øker kanskje passelig ved at de må betale egenandel, og jeg får mer informasjon og raskere avklaringer enn jeg fikk på telefon.
Jeg synes det fungerer veldig godt med tjenesten og har ganske presise konsultasjoner. Får også brukt kamerafunksjonen en del ganger til å se på utslett eller skadde kroppsdeler. Det kan selvsagt ikke erstatte undersøkelse på kontoret i en del tilfeller, men noen ganger har jeg kommet godt til mål med oppfølgingen uten å måtte be de komme til meg, for eksempel at det er snakk om vannkopper.